Cloud Computing voor het MKB
Cloud Computing is op dit moment één van de meest in het oog springende onderwerpen in onze adviespraktijk. Bekende IT-analisten verwachten een explosieve groei met een verdubbeling in gebruik in de komende drie jaar.
Cloud Computing kan door zijn flexibiliteit goed worden ingezet door het MKB. Er hoeven geen grote investeringen vooraf te worden gedaan, er wordt betaald per gebruiker en het is mogelijk om snel extra capaciteit bij te schakelen (of in te krimpen wanneer nodig). De ICT-coach adviseert MKB-organisaties regelmatig bij deze businesscases. In bijgaand artikel zetten we alvast de belangrijkste punten voor u op een rij.
Artikel over de ICT-coach in Limburg manager
“Pakket onafhankelijk advies is belangrijk”
Nieuw ERP systeem voor Elmec
”Medio 2010 ontstonden de eerste ideeën voor een nieuw ERP-systeem, omdat we tegen de grenzen van het oude systeem aanliepen. Samen met de ICT-coach hebben we een eisenpakket opgesteld en vijf systemen langs de meetlat gelegd. De keuze viel op Exact Globe en Exact Synergy,” vertelt Ralf Thijssen, verantwoordelijk voor de ict bij Elmec, een bedrijf met vestigingen in Belfeld en Essen, gespecialiseerd in hijs- en aandrijftechniek.
Gast steeds scherper in vizier bij BillyBird
Iemand die ons park bezoekt ‘moet’ abonnementhouder willen worden. Al onze 100 medewerkers, inclusief oproepkrachten, zijn van die visie doordrongen en volgen hiervoor jaarlijks een training,” zegt Ton Derks, directeur van BillyBird Park Hemelrijk uit Volkel, een recreatiepark met binnen- en buitenattracties dat 365 dagen per jaar open is.
Kosten besparen bij uw ICT (deel 1)
In deze economisch onzekere tijden is elke kostenbesparing welkom. Heeft u er wel eens bij stilgestaan dat het uitbesteden van uw ICT-beheer ook tot bezuinigingen kan leiden?
Tot voor een paar jaar terug maakten vooral grote bedrijven gebruik van zogenoemde managed ICT-services (ook wel hosting of outsourcing genaamd), maar inmiddels is het ook voor kleinere bedrijven lonend. En voor zover u het nog niet doet, is het wellicht goed te weten: vrijwel alle ICT-werk kunt u uitbesteden. Dat kan u nog voordeel opleveren ook. Steeds meer kleinere bedrijven realiseren zich dat zij een dief van hun eigen portemonnee zijn door het IT-beheer in eigen huis te houden.
De ICT-coach, Piet!! en Regalo webdiensten ondersteunen loper met beperking
Als sporter met een visuele beperking loop je figuurlijk soms ook tegen obstakels aan, maar een doorzetter weet wegen te vinden om dat te omzeilen.
Vandaar dat wij: De ICT-coach, Piet!! Financiële en Administratieve Diensten en Regalo Webdiensten graag Omar Daboui spreekwoordelijk ‘aan de hand nemen’ zodat hij aan de Venloop 2012 kan deelnemen.
Internationaal betalen in euro alleen nog via SEPA
Met SEPA (Single Euro Payments Area) worden de huidige betaalinstrumenten en betalingsverkeer binnen Europa op één lijn gebracht. Op dit moment bestaan de SEPA betaalinstrumenten naast de nationale betaalsystemen SEPA. In januari 2008 is al gestart met de invoering van de Europese overboeking. Sinds november 2010 is ook de Europese incasso beschikbaar. Na migratie naar het pan-Europese systeem zullen er voor alle transacties in de Eurozone, dus zowel grensoverschrijdend als nationaal, alleen nog betalingen op basis van SEPA standaards mogelijk zijn.
SEPA maakt het betalen in euro in Europa, zowel giraal als met cards, eenvoudiger en bespaart ook nog eens kosten. Zo maakt een Europese incasso het mogelijk om vanuit één rekening op basis van één incassocontract zowel binnen Nederland als grensoverschrijdend te incasseren. Onze lokale betaalmiddelen als bankoverschrijvingen en incasso gaan dus vervangen worden door pan-Europese betaalproducten.
De aangesloten landen zijn de 27 lidstaten van de Europese Unie plus IJsland, Liechtenstein, Monaco, Noorwegen en Zwitserland. Daarbij geldt wel dat SEPA alleen voor betalingen in euro is ingericht. landen die de euro niet als betaalmiddel voeren maken wel gebruik van de SEPA standaarden, maar dan alleen voor transacties in euro.
Inmiddels zijn veel geautomatiseerde ERP-systemen op de een of andere manier gekoppeld aan banksystemen. Ofwel omdat u uw crediteuren automatische betaalbaar stelt (via Clieop) en aanbiedt aan Internetbankieren, of omdat u uw mutaties van uw afschriften automatisch in uw administratie inleest. In alle gevallen zult u de komende tijd voorbereidingen moeten treffen om uw ERP-pakket aan te sluiten op SEPA. Dit kan gefaseerd en zal uiteraard door uw softwareleverancier worden ondersteund, veelal via de reguliere updates.
Desondanks zult u zelf ook actie moeten ondernemen.
- Omzetten van uw bankrekening naar IBAN[i] en BIC[ii].
- Uw IBAN en BIC vermelden op uitingen als facturen, websites, e.d.
- Uw incasso’s aanpassen aan de nieuwe regelgeving
- In uw systeem bij uw relaties de IBAN en BIC gegevens vastleggen
- Onderzoeken of uw betaalsystemen (o.a. ook iDeal) gereed zijn voor SEPA
De ICT-coach helpt u graag bij het opzetten van een goed actieplan.
Luud Willemsen
[i] IBAN = Een IBAN (International Bank Account Number) code c.q. nummer heeft u nodig voor buitenlandse bankoverschrijvingen. De IBAN is ingevoerd op 14 augustus 1999 en zal nog heel wat jaren meegaan. Het nummer is in feite een internationaal bankrekeningnummer, het is een belangrijk gegeven. Het International Bank Account Number bestaat uit maximaal 34 tekens en je bankrekeningnummer komt er altijd in voor.
[ii] BIC staat voor Bank Identifier Code (BIC). De BIC is de internationale identificatiecode van een bank. Elke bank heeft een eigen unieke code van 8 of 11 tekens. De BIC8 van de Rabobank is bijvoorbeeld: RABONL2U.
Meer info: www.sepanl.nl
VVV-Venlo wil CRM systeem bij seizoensstart 2012-2013
“De vier mensen in ons commerciële team moeten met één druk op de knop alle informatie over de 400 sponsors in beeld hebben. Een Customer Relationship Management (CRM) systeem helpt ons om op het juiste moment de juiste stap te zetten,” dat is de overtuiging van Marco Bogers, Commercieel directeur bij eredivisieclub VVV-Venlo. De ICT-coach helpt bij de pakketselectie van het CRM systeem.
“We willen minder afhankelijk worden van voetbal, dat blijft emotie. We willen vooral onze sponsors toegevoegde waarde bieden in de vorm van netwerkactiviteiten en marketingmogelijkheden. Maar dan moet je wel weten wat die sponsors willen en welke afspraken je als club met ze hebt,”legt Bogers uit. “Wil een sponsor die meerdere kaarten afneemt ook niet meer stoelen afnemen? Wanneer je daarover het gesprek aangaat is het wel zaak dat je alle informatie over die sponsor in een CRM systeem hebt zitten.”
Te veel omvattend
Het pakket E-synergy van Exact waar VVV-Venlo mee werkt is te veel omvattend voor een kleine organisatie met 10 kantoormedewerkers en 400 sponsoren. Er moet een overzichtelijker CRM komen dat past bij de omvang van de voetbalclub. Dat was de conclusie van het pakketselectie onderzoek van de ICT-coach. Marco Bogers: “In het eredivisie voetbal zijn al CRM systemen in gebruik, dus we hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden. Het is zaak dat we snel gegevens over klanten en prospects kunnen invoeren en raadplegen. We hebben hier geen ICT-specialist of systeembeheerder in huis. Bij aanvang van het nieuwe seizoen in augustus september dit jaar moet het CRM-systeem operationeel zijn. We gaan een werkgroep oprichten om het te implementeren en er moet één aanspreekpunt komen vanuit de organisatie met de leverancier van het CRM-systeem.”
Nieuwe accommodatie
VVV-Venlo zit aan haar maximum capaciteit in de huidige accommodatie en kijkt reikhalzend uit naar het nieuwe Multi Functionele Centrum op het Kazerneterrein in Venlo dat over 2 jaar klaar moet zijn. “Alleen zo kunnen we de veeleisende sponsors tegemoet komen in al hun wensen. Het moet the-place-to-be zijn voor ondernemers uit de regio,” aldus Bogers, die hoopt op een kleine verdubbeling van het aantal sponsors tot 700 à 800. Het nieuwe CRM is dan bittere noodzaak. “Je kunt dan echt niet alles uit het hoofd doen, er moet een goed systeem zijn.” Over Luud Willemsen van de ICT-coach is Bogers content. “Hij weet waar hij over praat en kan goed de link tussen voetbal en business leggen en is een zeer betrokken VVV-sponsor. Het is de ideale match. Als ik hem een cijfer moet geven krijgt hij van mij een acht,” zegt hij zonder te veinzen.
Michiel Savelsbergh
Communicatie Consultant
Per 2013 komen er nieuwe aangepaste factureringsregels voor de BTW
Op 1 januari 2013 komen er wijzigingen in de factureringsregels voor de BTW die om een aanpassing van uw automatiseringssysteem vragen. Niet alleen het proces om te komen tot een factuur verandert, maar ook het factureerproces zelf. Het is van belang dat u met uw softwareleverancier overlegt welke aanpassingen u kunt verwachten en wanneer u deze kunt gaan voorbereiden. Op woensdag 29 februari organiseert de ICT-coach een workshop over elektronisch factureren.
In de Nederlandse wet wordt per 1 januari 2013 expliciet vastgelegd dat een factuur moet voldoen aan factureringsregels van de EU-lidstaat waar de levering of dienst wordt belast. Dit is in Nederland al praktijk. Een ondernemer mag echter de factureringsregels van zijn eigen land toepassen als de BTW-heffing over zijn prestatie is verlegd naar de afnemer of als de levering of dienst volgens de Europese BTW-regels is belast buiten de EU.
Daarnaast komen er enkele extra vermeldingen die op de factuur moeten worden gezet in geval van ‘self billing’ (‘factuur uitgereikt door afnemer’), als de BTW is verlegd (‘BTW verlegd’) of bij toepassing van bijzondere regelingen, zoals de reisbureau- en margeregeling.
Vereenvoudigde facturen
Er komt een mogelijkheid om vereenvoudigde facturen uit te reiken voor facturen met een vergoeding die niet hoger is dan € 100 en voor aanvullende documenten op een eerdere factuur, zoals creditnota’s. Een vereenvoudigde factuur bevat minder gegevens dan een normale factuur. Maar u mag geen vereenvoudigde factuur uitreiken in de volgende drie gevallen:
1) afstandsverkopen,
2) intracommunautaire leveringen,
3) als diensten belast zijn in een andere lidstaat dan waar de dienstverrichter is gevestigd,
Regels elektronisch factureren versoepeld
Ook de regels voor elektronisch factureren (e-invoicing) worden versoepeld. Ondernemers zijn vrij om zelf de technologie te kiezen om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur te waarborgen. Hierdoor is vooraf afstemming met de inspecteur niet meer vereist. Momenteel moet u gebruikmaken van uitwisseling van gegevens via een systeem op basis van Electronic Data Interchange (EDI), een geavanceerde elektronische handtekening of een andere vooraf door de inspecteur geaccordeerde methode.
Doorlopende intracommunautaire leveringen
Ten slotte wordt een regeling ingevoerd voor doorlopende intracommunautaire leveringen, bijvoorbeeld leveringen via een pijpleiding. Zij worden geacht elke kalendermaand te zijn voltooid. Op dat moment moet een factuur worden uitgereikt en BTW afgedragen. De verplichting om bij vooruitbetalingen een factuur uit te reiken vervalt. Momenteel is men aangewezen op eventuele nationale regelgeving van lidstaten, omdat er geen Europese regeling bestaat.
In de agenda en op onze website vindt u meer informatie over de workshop elektronisch factureren pp woensdag 29 februari.
Luud Willemsen